Wettelijke bron: art. 742 Ger.W. (onder voorbehoud van KB en MB inzake DPA)
Conclusies worden neergelegd ter griffie, samen met de inventaris van de medegedeelde stukken.
Een ontvangstbewijs wordt afgeleverd.
De neerlegging van conclusies kan door de materiële neerlegging aan het loket van de griffie, maar kan ook door het verzenden van de conclusie aan de griffie met de post, een koerierdienst of per fax. Geen enkele wijze van neerlegging is immers uitgesloten (D. Scheers, “Spreken is zilver, schrijven is goud. Over conclusies en moderne technologie” in J. Van Doninck, L. Van Den Hole, Vlaams Pleitgenootschap bij de Balie te Brussel (eds.), Civiel procesrecht vandaag en morgen, Antwerpen, Intersentia, 2013, 68).
De datum van neerlegging van de conclusie is de datum van ontvangst door de griffie. Op de conclusie zet de griffier een datumstempel (J. Laenens, K. Broeckx, D. Scheers en P. Thiriar, o.c., 400).
Conclusies kunnen enkel neergelegd op dagen en uren waarop de griffie open is. (Art. 52, tweede lid Ger.W). Komt derhalve een conclusie na 16 uur per fax toe op de griffie, zal ze pas de volgende werkdag worden afgestempeld voor ontvangst en zal deze laatste datum gelden als datum waarop de conclusie werd neergelegd.
De wet vereist niet meer dat het origineel van de conclusie wordt neergelegd.
Via e-Deposit kunnen brieven, conclusies, stukkenbundels en inleidende verzoekschriften ook elektronisch neergelegd in het juiste dossier voor de betreffende rechtbank.
zie ook deze richtlijnen inzake digitale communicatie met de rechtbank: Microsoft Word - digitale richtlijnen def.docx (tribunaux-rechtbanken.be)
Rechtbanken waar burgers, ondernemingen en advocaten digitaal kunnen neerleggen via het webportaal van e-Deposit
- De hoven van beroep en de arbeidshoven
- De ondernemingsrechtbanken
- De vredegerechten
- De politierechtbanken burgerlijk
- De rechtbanken van eerste aanleg burgerlijk en familie
- De arbeidsrechtbanken
Voorlopig is digitaal neerleggen met e-Deposit niet mogelijk in de rechtbanken van eerste aanleg (correctionele zaken), de politierechtbanken (voor de correctionele procedure), de jeugdrechtbanken, de strafuitvoeringsrechtbanken en de griffie van het onderzoek. Deze rechtbanken volgen in de loop van 2023. meer info zie deze link: https://justitie.belgium.be/nl/online_diensten/leg_uw_documenten_neer_via_e_deposit