Printervriendelijke versieVerstuur naar een vriend

Een brief maken in Word en versturen met Outlook:

De mogelijkheden die Outlook biedt om teksten aan te maken heel wat minder mogelijkheden biedt dan Word. Zo beschik je niet over de modellen, modelalinea’s, modelbrieven en dergelijke meer die Word biedt.

In Outlook 2003 werd de teksteditor gebruikt van Word. Dit betekende concreet dat alle mogelijkheden van Word gewoonweg in Outlook aanwezig waren. In Word 2007 is dit totaal losgekoppeld. Dit leek onbegrijpelijk tot wanneer we opnieuw naar de mogelijkheden kijken die Word 2007 biedt.

Het is namelijk zeer eenvoudig om een brief die gemaakt is in Word door te sturen via Outlook
Hoe doe je dit?

Maak gewoon uw Worddocument of ander Microsoft-document.

Nadat je jouw document gemaakt hebt, spaar je het best op in het dossier. Hierbij is het steeds nuttig om onder handtekening in een zeer klein lettertype (8 punten) of na de betreft, de bestandlocatie van het document in te geven. Dit kan natuurlijk pas nadat je het document eerst hebt opgeslagen.

Om het document nu te verzenden duw je op de ronde knop links bovenaan, zijnde de zogeheten Outlook 2007 besturingsknop waarin het icoontje van Microsoft staat bestaande uit 4 vierkantjes in verschillende kleuren.

Je zal zien dat één van de laatste opties (op dit ogenblik op mijn scherm de 3de laatste optie) verzenden is. Wanneer je duwt op verzenden krijg je verschillende mogelijkheden.

De eerste mogelijkheid is de rechtstreeks verzending van dit document als email. Je kan ook van het document een pdf maken en deze als pdf doorsturen. Dit biedt het voordeel dat de bestemmeling het document niet kan wijzigen en dat de bestemmeling het document ook kan lezen wanneer deze niet beschikt over Word.

Het feit dat het document niet kan gewijzigd worden via pdf is eigenlijk een vals argument. Met heel wat middeltjes kan men een standaard pdf-document toch wijzigen. Weliswaar kan een pdf dan weer met andere programma’s of tools beveiligd worden tegen wijzigingen en ook andere beperkingen, eigenschappen of uitbreidingen toekennen. De ene pdf is inderdaad de andere niet.

Wanneer je op die manier een testdocument hebt aangemaakt en op de verzendknop duwt, zal je onmiddellijk zien dat Outlook gestart wordt en een standaardvenster weergeeft waarin je de bestemmeling van de email kan weergeven en waarbij jouw Worddocument of bijvoorbeeld Excel-document onmiddellijk wordt vermeld als bijlage in dit document. Je hoeft alleen nu nog het e-mailadres in te geven en een korte tekst.