APOSTILLE EN VRIJSTELLING VAN LEGALISATIE

Ten aanzien van bepaalde landen geldt de apostille in plaats van de legalisatie, in plaats van de "gewone" legalisatieprocedure.

De (vereenvoudigde) mogelijkheid tot legalisatie heet apostille. Deze mogelijkheid werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (Apostille verdrag). Evenwel, voor sommige landen die partij zijn bij het Apostille Verdrag verzette België zich. De documenten uit deze landen, o.a. Albanië en de Dominicaanse Republiek, moeten nog steeds gelegaliseerd worden door het Belgische consulaat. 

Documenten afkomstig uit een aantal landen moeten in het land van herkomst door de bevoegde autoriteiten voorzien worden van een apostille. Dit is een officieel formulier dat aan het document vastgemaakt wordt zo dat het onmogelijk is om die eraf te halen zonder dat dit zichtbaar is. De titel vermeldt altijd enkel in het Frans: 'Convention de La Haye du 5 octobre 1961'. De apostille is voor de rest opgesteld in het Frans, Engels of een oficiële taal van het land van herkomst. Soms heeft de apostille ook twee of meer talen, bv. een officiële taal van de land van bestemming als tweede taal.

Een voorbeeld van een apostille kan u nalezen via deze link: klik  hier .

De apostille moet de volgende tien gegevens bevatten:
1. het land van herkomst van het document;
2. de naam van de persoon die het document heeft ondertekend;
3. de hoedanigheid waarin de persoon de document heeft ondertekend;
4. de zegel of de stempel van de autoriteit die het document heeft afgegeven;
5. de plaats waar het document een apostille heeft gekregen;
6. de datum waarop het document een apostille heeft gekregen;
7. de autoriteit die de apostille heeft aangebracht (de namen van de autoriteiten die in de verschillende landen bevoegd zijn apostilles aan te brengen, staan op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht ;
8. het volgnummer (dit nummer komt overeen met een nummer in een register zodat de ontvanger van de apostille dit kan verifiëren bij de afgever van de apostille);
9. de stempel of zegel van de autoriteit die de apostille heeft aangebracht;
10. de handtekening van de persoon die de apostille heeft aangebracht.

Meerdere documenten die door dezelfde persoon zijn ondertekend en die voor hetzelfde doel gebruikt zullen worden, kunnen middels  één apostille op het bundel worden geplaatst.

Documenten door verschillende mensen ondertekend, moeten elk een afzonderlijk apostille krijgen. Een apostille wordt aan het document gehecht op een dat het onmogelijk is om ze ervan los te maken zonder dat het zichtbaar is. 

Eens aan de formaliteit van apostille is voldaan, dient er niet meer overgegaan tot is verdere legalisatie  door de Belgische ambassade of het Belgisch consulaat in het buitenland, noch door de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.

Voor een apostille op Belgische documenten bestemd voor het buitenland moet men zich wenden tot de Dienst Legalisatie van de FOD Buitenlandse Zaken te Brussel.
Voor bepaalde landen geldt, in plaats van de "gewone" legalisatieprocedure, de (vereenvoudigde) mogelijkheid van de apostille. Dit werd ingevoerd door het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten.

Voor nog andere landen geldt op basis van internationale en Europese regels een vrijstelling van legalisatie:

• Verdrag van Brussel van 25 mei 1987 betreffende de afschaffing van legalisatie van openbare akten. Het verdrag wordt toegepast in België, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Ierland en Italië. Documenten uit deze landen kunnen in België worden voorgelegd zonder legalisatie of apostille.
• Een aantal bilaterale verdragen voorzien in een vrijstelling.
• Verordening nr. 2201/2003 van 27 november 2003 betreffende de bevoegdheid en de erkenning en tenuitvoerlegging van beslissingen in huwelijkszaken en inzake de ouderlijke verantwoordelijkheid schaft de legalisatie af voor echtscheidingsvonnissen, vonnissen over de nietigverklaring van huwelijken en over de ouderlijke verantwoordelijkheid wanneer deze vonnissen geveld zijn door een rechterlijke instantie van een EU-lidstaat (met de uitzondering van Denemarken).
• Verordening nr. 44/2001 van 22 december 2000 betreffende de rechterlijke bevoegdheid, de erkenning en de tenuitvoerlegging van beslissingen in burgerlijke en handelszaken schaft de legalisatie af voor vonnissen over onderhoudsgeld wanneer zij geveld zijn door een rechterlijke instantie van een EU-lidstaat (met de uitzondering van Denemarken).

Voor welke landen de legalisatie, de apostille of de vrijstelling geldt, kan worden nagegaan op www.diplomatie.be (per categorie van document en per land). Indien de legalisatie vereist is, wordt verder doorverwezen naar de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat van België in het desbetreffende land. In geval van apostille wordt doorverwezen naar de bevoegde lokale overheid (via de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht, Verdrag van Den Haag).

LEGALISATIE SOMS TOTAAL ONMOGELIJK

Voor een aantal landen is er geen mogelijkheid tot legalisatie. Er zal dan door de bevoegde ambassade of het bevoegd consulaat een negatief attest worden afgeleverd. Volgens informatie van de FOD Buitenlandse Zaken is het de bevoegdheid van elke overheid die een dergelijk attest ontvangt, om zelf te oordelen of de akte al of niet aanvaard kan worden.

Voor verdere vragen in verband met legalisaties kan u terecht op legalisatie.bz@diplobel.fed.be.

U kan ook altijd terecht op de volgende website: http://www.diplomatie.be/nl/services/legalisation/default.asp