De verplichting tot het voorleggen van de boeken en bescheiden, zoals voorzien in artikel 315 WIB 1992, is van toepassing op elke belastingplichtige die onderworpen is aan de inkomstenbelastingen.
Artikel 315 WIB 1992 bepaalt dat elke belastingplichtige op verzoek van de administratie zijn boeken en bescheiden, zonder verplaatsing, aan de administratie op haar verzoek moet voorleggen. Dit betekent dat de administratie te allen tijde - tijdens de wettelijke onderzoekstermijn - van de belastingplichtige kan eisen dat haar inzage wordt verleend van zijn boeken en bescheiden. De belastingplichtige kan enkel verzocht worden om zijn boeken en bescheiden “zonder verplaatsing” over te leggen. De aanslagambtenaren kunnen dus niet eisen dat de boeken en bescheiden naar de kantoren van de administratie zouden worden gebracht of, a fortiori, dat ze er eenvoudig zouden worden afgegeven met het oog op een latere bespreking. Het fiscale boekenonderzoek beperkt zich in de regel tot de “inzage” van de gevraagde stukken en bescheiden, wat tot gevolg heeft dat de administratie in de regel van de belastingplichtige niet kan eisen dat hij kopieën van zijn boeken en bescheiden zou overhandigen.
4.1.2. Artikel 316 WIB 1992, zoals in deze van toepassing, bepaalt:
“Onverminderd het recht van de administratie tot het vragen van mondelinge inlichtingen, is eenieder die onderhevig is aan de personenbelasting, de vennootschapsbelasting, de rechtspersonenbelasting of van de belasting van niet-inwoners verplicht de administratie, op haar verzoek, binnen een maand na de datum van verzending van de aanvraag, welke termijn wegens wettige redenen kan worden verlengd, schriftelijk alle inlichtingen te verstrekken die van hem worden gevorderd met het oog op het onderzoek van zijn fiscale toestand.”
De verplichting te antwoorden op de vragen om inlichtingen van de administratie is van toepassing op elke belastingplichtige die onderworpen is aan de inkomstenbelastingen. Een vraag om inlichtingen moet een fiscaal belang hebben en moet betrekking hebben op aangelegenheden die de fiscale situatie van de belastingplichtige kunnen beïnvloeden.
Artikel 316 WIB 1992 voorziet allereerst dat de administratie de belastingplichtige kan uitnodigen om mondelinge uitleg te verstrekken omtrent zijn fiscale toestand, doch bepaalt nergens op welke plaats de administratie mondelinge vragen om inlichtingen kan stellen. De administratie kan de belastingplichtige ter plaatse bepaalde vragen stellen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een boekenonderzoek of een fiscale visitatie. De controleambtenaar kan de belastingplichtige ook bij hem op kantoor uitnodigen om bepaalde vragen te beantwoorden. Hierbij kan de controleambtenaar, volgens de minister van Financiën, de belastingplichtige ook vragen om bepaalde documenten mee te brengen (Parl.Vr., senator De Clippele, 16 april 1986, Bull.Bel. 1986, nr. 655). Het kan dan slechts gaan om specifieke documenten waaromtrent de controleambtenaar bepaalde vragen heeft en er kan in geen geval gevraagd worden dat de belastingplichtige al zijn boekhoudkundige stukken zou meebrengen.
Naast mondelinge vragen kan de administratie ook schriftelijke vragen om inlichtingen aan de belastingplichtige stellen. De fiscale wet voorziet geen bijzondere, wettelijke vormvereisten voor de schriftelijke vraag om inlichtingen. De administratie dient, rekening houdend met de beginselen van behoorlijk bestuur, er wel voor te zorgen dat de vraag om inlichtingen voldoende duidelijk en ondubbelzinnig is en dat de belastingplichtige wordt geïnformeerd over de gevolgen die verbonden zijn aan het niet of onvoldoende antwoorden en het niet tijdig antwoorden op gestelde vragen. De administratie dient bij het stellen van vragen om inlichtingen ook rekening te houden met het redelijkheidsbeginsel; zij dient haar vraagrecht op een goed overwogen en gematigde wijze uit te oefenen, zij mag geen overbodige vragen stellen of vragen waarvan zij zelf het antwoord kent of waarvan zij het antwoord gemakkelijk kan achterhalen in de boeken en bescheiden van de belastingplichtige. De vragen mogen geen buitensporig karakter hebben, meer bepaald kunnen geen vragen gesteld worden die dusdanige opzoekingen en zoveel werk vragen dat ze een ongehoord tijdverlies en kosten zouden meebrengen.
Een vraag om inlichtingen mag niet worden gebruikt om van de belastingplichtige te eisen dat hij documenten naar de administratie opstuurt.