Printervriendelijke versieVerstuur naar een vriend

zie ook Arrest nr. 77/2001 van Grondwettelijk Hof, 7 juni 2001 via juridat

De sociale documenten en hun bewaring (bron FOD Werkgelegenheid Arbeid en sociaal overleg (bronpagina)

Doelstelling van de regelgeving

De reglementering inzake sociale documenten heeft als oogmerk het waarborgen van de naleving van diverse sociale bepalingen. Meer in het bijzonder moeten de sociale documenten mogelijk maken:

• dat men kan nagaan dat de werknemers van een onderneming op wettelijke wijze zijn aangegeven.
• dat men kan nagaan dat de sociale bepalingen die vervat liggen in andere wetten, besluiten en collectievearbeidsovereenkomsten wel degelijk nageleefd worden en correct berekend worden (bijvoorbeeld in het domein van de sociale zekerheid, het jaarlijks verlof, de ziekte- en invaliditeitsverzekering, de arbeidsduur, de feestdagen, de collectieve arbeidsovereenkomsten, de arbeidsovereenkomsten, het loon, de sociale verkiezingen …).

De soorten sociale documenten

Het personeelsregister en de individuele rekening zijn de twee soorten sociale documenten die hierna besproken worden. Er bestaan nog andere documenten die slechts betrekking hebben op bepaalde categorieën van werkgevers en werknemers en die hier verder niet aan bod komen. Het betreft:

• het aanwezigheidsregister: het bijhouden van een dergelijk register is momenteel vereist in de diamantsector, de tuin- en landbouwsector en het paritair comité voor het hotelbedrijf (enkel voor extra werknemers);
• de overeenkomst voor tewerkstelling als student (zie de brochure “Wegwijs in …de studentenarbeid (PDF, 919 KB)” voor meer informatie hieromtrent;
• de overeenkomst voor huisarbeid;
• de arbeidsovereenkomst voor uitvoering van tijdelijke arbeid
• de beroepsinlevingsovereenkomst.

Wie moet sociale documenten opmaken en bijhouden?

De werkgevers

Dit wil zeggen diegenen die werknemers of met werknemers gelijkgestelde personen tewerkstellen (het gaat om personen die, zonder dat deze verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst prestaties verrichten onder gezag van een ander persoon).

Men verstaat dus onder werknemers:

de werknemers tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst, zoals:

• een arbeidsovereenkomst voor werklieden;
• een arbeidsovereenkomst voor bedienden;
• een arbeidsovereenkomst voor handelsvertegenwoordigers;
• een arbeidsovereenkomst voor dienstboden;
• een arbeidsovereenkomst voor tewerkstelling als student;
• een overeenkomst voor thuisarbeid;
• een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid;
• een overeenkomst voor tijdelijke arbeid;
• en arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaar;
• een arbeidsovereenkomst wegens dienst op binnenschepen;
• een arbeidsovereenkomst wegens scheepsdienst.

de werknemers die niet tewerkgesteld zijn met een arbeidsovereenkomst maar die toch prestaties verrichten onder gezag van een andere persoon, zoals:

• de personen met een handicap die tewerkgesteld zijn met een bijzondere leerovereenkomst voor omscholing;
• diegenen die aangeworven worden met een overeenkomst voor versnelde beroepsopleiding (VDAB).

De met werkgevers gelijkgestelde personen

Dit wil zeggen diegenen die personen tewerkstellen op wie de sociale zekerheid toepasbaar werd verklaard ingevolge het koninklijk besluit van 28 november 1969; bijvoorbeeld:

• de artiesten (acteurs, musici, orkestleiders ...) die tegen betaling van een loon aangeworven worden om op te treden tijdens voorstellingen of andere gebeurtenissen, tenzij het voorstellingen betreft ter gelegenheid van familiegebeurtenissen;
• zij die vervoer van goederen verrichten dat hun door een onderneming opgedragen wordt, door middel van voertuigen waarvan zij geen eigenaar zijn of waarvan de aankoop gefinancierd of de financiering gewaarborgd wordt door de ondernemer;
• zij die vervoer van personen verrichten onder dezelfde omstandigheden als hierboven.

Degenen die leerlingen tewerkstellen

Bijvoorbeeld:

• de leerlingen die gebonden zijn door een leerovereenkomst in het kader van een middenstandsopleiding;
• de leerlingen die gebonden zijn door een leerovereenkomst voor werknemersberoepen.

Bewaring van de documenten

Wie moet sociale documenten bewaren?

Elke werkgever moet gedurende een bepaalde periode de sociale documenten bewaren. Dit geldt eveneens voor personen die de hoedanigheid van werkgever hebben gehad. Deze laatsten mogen zich niet onttrekken aan hun bewaarplicht.

Documenten die moeten bewaard worden

Het personeelsregister, het speciale personeelsregister en de individuele rekening maken deel uit van de sociale documenten die moeten bewaard worden.

Plaats van bewaring

Belgische of buitenlandse werkgever, gevestigd in België:

• ofwel op het adres waar hij in België ingeschreven is bij de RSZ;
• ofwel in zijn woonplaats of op zijn maatschappelijke zetel in België;
• ofwel op het sociaal secretariaat in België waarbij hij aangesloten is (dit geldt slechts voor de individuele rekening en de bijlagen ervan).

Bewaring op de laatste twee plaatsen is slechts mogelijk mits voorafgaandelijke verwittiging van het districtshoofd van het Toezicht op de Sociale Wetten van het district waar de sociale documenten zullen bewaard worden.

De werkgever die in België geen werknemers meer tewerkstelt:

• op de maatschappelijke zetel of in zijn woonplaats indien deze in België gevestigd zijn.

De buitenlandse werkgever, d.w.z. de werkgever die geen woonplaats of maatschappelijke zetel in België heeft, of er geen meer heeft:

• in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die als lasthebber of aangestelde van de werkgever de documenten bewaart, met de verplichting dit vooraf bij aangetekende brief ter kennis te brengen van het districtshoofd van het Toezicht op de Sociale Wetten van het ambtsgebied waar de documenten zullen bewaard worden.

In geval van detachering van werknemers naar België gelden specifieke regels inzake de terbeschikkingstelling en bewaring van de met sociale documenten vergelijkbare documenten .

Bewaringswijze

Sociale documenten mogen onder om het even welke vorm bewaard worden (bv. microfiche, film of numerieke drager voor de individuele rekening) op voorwaarde dat:

• de kopies leesbaar zijn;
• de reproductievorm een efficiënt toezicht toelaat.

Termijn van bewaring

Het personeelsregister, het speciale personeelsregister, de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopies van loonstaten enz.) moeten gedurende vijf jaar bewaard worden.

Voor wat het personeelsregister (en het speciale personeelsregister) betreft, begint de bewaartermijn op het moment van de laatst verplichte inschrijving (dit wil zeggen uiterlijk de zevende dag na de datum van uitdiensttreding van de laatste werknemer).