Art. 1731, § 2 BW bepaalt dat indien tussen verhuurder en huurder een omstandige plaatsbeschrijving is opgemaakt, de huurder het goed moet teruggeven zoals hij het, volgens die beschrijving, ontvangen heeft, met uitzondering van hetgeen door ouderdom of overmacht is tenietgegaan of beschadigd.
De bewijslast van huurschade ligt bij de verhuurders.
Een plaatsbeschrijving op het einde van de huurovereenkomst moet omstandig, nauwkeurig en gemotiveerd. Die nauwkeurigheid onderstelt de vermelding van alle opmerkingen van de betrokken partijen, met vermelding van wie deze heeft gemaakt. Het is een afzonderlijk, zelfstandig en gewichtig document, waarbij het niet volstaat om op de plaatsbeschrijving bij aanvang enige handgeschreven vermeldingen aan te brengen.
Een plaatsbeschrijving, zowel bij aanvang als bij einde van de huurovereenkomst, moet objectief moet zijn en niet eenzijdig, met eerbied voor het recht op tegenspraak. Dit laatste principe onderstelt dat elke partij kennis kan nemen van alle gegevens die in een verslag worden verwerkt of aan de basis ervan liggen, dat elke partij haar mening, bezwaren of verzet betreffende een deel of het geheel van die gegevens heeft kunnen verwoorden en dat van dit alles de weerslag is te vinden in het geschrift dat uiteindelijk wordt opgesteld.
Een proces-verbaal van een gerechtsdeurwaarder beantwoordt hier niet aan. Dit is des te maar zo wanneer dit PV als eenzijdig stuk geldt opgesteld in opdracht van de verhuurders, zonder enige tegenspraak. Dit geheel eenzijdig karakter staat objectieve vaststellingen in rechte, in de weg. Hiermee wil uiteraard in het geheel niet gezegd zijn dat een gerechtsdeurwaarder «partijdig» is, wel dat het beginsel van de tegenspraak – a fortiori – door de gerechtsdeurwaarder niet werd (kon worden) nageleefd bij een plaatsbeschrijving op eenzijdig verzoek zonder mogelijkheid op tegenspraak. De tegenspraak is bij de plaatsbeschrijving primordiaal: een plaatsbeschrijving moet op tegenspraak gebeuren, anders heeft zij geen waarde. Evenmin dient getwijfeld aan de deskundigheid van de gerechtsdeurwaarder inzake een plaatsbeschrijving. Maar het gaat niet om een deskundige die door alle partijen werd aangesteld en ook niet om een gerechtsdeskundige die door een rechtbank in een bepaalde zaak wordt aangesteld met een welbepaalde opdracht.
Er zijn geen specifieke wettelijke bepalingen die de plaatsbeschrijving bij uittrede regelen, dit in tegenstelling tot wat de ingaande plaatsbeschrijving betreft (art. 1730 en art. 1731 BW). Dit brengt met zich mee dat de algemene bepalingen van het verbintenissenrecht op de uitgaande plaatsbeschrijving en op het bewijs van huurschade in het algemeen van toepassing zijn, eventueel aangevuld door contractuele bepalingen.
Net zoals partijen vrij kunnen bepalen of er een uitgaande plaatsbeschrijving moet worden opgesteld en, in bevestigend geval, hoe die plaatsbeschrijving moet worden opgemaakt, kunnen zij afspreken om van de eerdere overeengekomen regeling ter zake in onderling akkoord af te zien.
De bewijswaarde van een tussen partijen ondertekende plaatsbeschrijving is deze van een vaststellingsovereenkomst, zijnde een overeenkomst waarbij partijen vaststellen dat er bv. geen huurschade is, door welke vaststelling zij gebonden zijn, zelfs als later zou blijken dat de realiteit afwijkt van de inhoud van de gedane vaststellingen (zie: B. Tilleman, I. Claeys, Ch. Coudron en K. Loontjes, Dading in APR, Antwerpen, Kluwer, 2000, 8-9).
Wanneer de vaststellingsovereenkomst volledig beantwoordt aan de bewijsvereisten van art. 1325 BW (voorzien van datum en handtekening van alle partijen, opgesteld in evenveel exemplaren als er partijen zijn, wat vermeld wordt op alle exemplaren), heeft dit document een dwingende bewijswaarde. De rechter moet de inhoud daarvan voor waar aannemen (zie art. 1341 BW). Het tegenbewijs kan enkel worden geleverd door het voorleggen van een ander geschrift, ondertekend door partijen, dat de vaststellingsovereenkomst tegenspreekt of door een bekentenis.
Een vaststellingsovereenkomst kan, zoals elke andere overeenkomst, wel ongeldig worden verklaard als zij is aangetast is door een wilsgebrek (bv. tot stand gekomen terwijl er bij één van de partijen verschoonbare dwaling aanwezig was of als de ene partij door de andere zou zijn bedrogen). (Vredegerecht Antwerpen 19/07/2018, RW 2018-2019, 1074.
Partijen kunnen een derde aanstellen om de plaatsbeschrijving bij intrede op te stellen die bindend is, ook al ondertekenen partijen deze plaatsbeschrijving niet. Men staat dan voor een bindende derdenbeslissing. Het zijn echter partijen die beslissen, als zij een beroep doen op een derde (deskundige) om de plaatsbeschrijving op te stellen, of diens vaststellingen al dan niet zullen gelden als een bindende derdenbeslissing. Hun wil daartoe moet zeker zijn; als dat niet voldoende duidelijk is, is er geen bindende derdenbeslissing (N. Portugaels, De vaststellingsovereenkomst, Antwerpen, Intersentia, 2018, 82).