1. Inleiding
De syndicus is binnen de structuur van de mede-eigendom zonder twijfel de spilfiguur. Hij beheert het gebouw in naam en voor rekening van de vereniging van mede-eigenaars (VME) en waakt over het dagelijks functioneren van de gemeenschappelijke delen. Hoewel zijn rol in de praktijk vaak door één persoon of een professioneel kantoor wordt vervuld, is zijn juridische positie strikt omlijnd. De wetgever heeft de opdracht van de syndicus geformaliseerd en afgebakend met het oog op transparantie, responsabilisering en bescherming van de mede-eigenaars.
2. Aanstelling van de syndicus
2.1. Door de basisakte
Bij nieuwbouwprojecten wordt de eerste syndicus vaak statutair aangeduid in de basisakte, die wordt opgemaakt door de bouwpromotor. Deze aanstelling loopt dan tot de eerste algemene vergadering van de VME. Hoewel wettelijk toegelaten, vereist deze praktijk bijzondere omzichtigheid: de promotor kiest doorgaans iemand die zijn belangen tijdens de initiële fase bewaakt, wat de onafhankelijkheid kan hypothekeren.
2.2. Door de algemene vergadering
Zodra de VME is ontstaan (d.i. bij overschrijving van de basisakte én zodra minstens twee kavels eigendom zijn van verschillende personen), kan de algemene vergadering een syndicus aanstellen bij gewone meerderheid. De aanstelling gebeurt meestal voor een duur van drie jaar, met mogelijkheid tot hernieuwing.
2.3. Bijkomende of tijdelijke syndicus
De wet laat ook toe om een tijdelijke of bijkomende syndicus aan te stellen, bijvoorbeeld:
-
bij conflictsituaties met de statutaire syndicus;
-
voor specifieke technische opdrachten (bijv. afhandeling van opleveringen);
-
bij afwezigheid of ongeschiktheid van de vaste syndicus.
Deze bijkomende aanstelling vereist een duidelijke omschrijving van de opdracht en bevoegdheden.
3. Bevoegdheden en verplichtingen
3.1. Wettelijk omschreven takenpakket
Artikel 577-8, §4 van het oud Burgerlijk Wetboek (3.89 (nieuw) BW bepaalt uitdrukkelijk de taken van de syndicus, waaronder:
-
het uitvoeren van beslissingen van de algemene vergadering;
-
het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke delen;
-
het vertegenwoordigen van de VME in rechte en in het maatschappelijk verkeer;
-
het opstellen van een jaarlijkse afrekening en begroting;
-
het bijhouden van de boekhouding conform de wettelijke regels.
Deze bevoegdheden zijn dwingend: afwijkingen die de syndicus meer macht geven dan voorzien, zijn niet geldig.
3.2. In rechte optreden
De syndicus treedt in rechte op in naam van de VME, op voorwaarde dat hij daartoe gemachtigd is door de algemene vergadering, tenzij het gaat om hoogdringende maatregelen. Hij kan dus procedures starten of verdedigen met betrekking tot gemeenschappelijke aangelegenheden, maar niet over privatieve kwesties van individuele mede-eigenaars.
4. Verhouding met de bouwpromotor
4.1. Belangenconflict bij aanvangsfase
Wanneer de bouwpromotor de eerste syndicus aanduidt, rijst de vraag naar belangenvermenging. De syndicus moet immers ook toezien op een correcte voorlopige oplevering van de gemeenschappelijke delen, terwijl hij vaak door de promotor wordt vergoed of beheerd.
4.2. Aandacht voor neutraliteit
De syndicus moet ten aanzien van alle mede-eigenaars onpartijdig optreden. Bij de overdracht van het beheer van de promotor naar de algemene vergadering moet hij volledige transparantie bieden over de boekhouding, gebreken en openstaande verplichtingen van de promotor.
5. Aansprakelijkheid en controle
5.1. Contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid
De syndicus kan aansprakelijk worden gesteld bij:
-
foutief beheer (bv. onterechte kostenverdeling);
-
nalatigheid (bv. geen opvolging van noodzakelijke herstellingen);
-
schending van wettelijke verplichtingen (bv. ontbrekende boekhouding).
De aansprakelijkheid is zowel contractueel tegenover de VME, als buitencontractueel tegenover individuele mede-eigenaars.
5.2. Controle en toezicht
De raad van mede-eigendom oefent intern toezicht uit op het functioneren van de syndicus. De algemene vergadering heeft daarnaast het recht op informatie en controleert de jaarrekening. De aanstelling kan steeds worden herroepen bij gewone meerderheid.
6. Slotbeschouwingen
De syndicus is een cruciale actor binnen het stelsel van mede-eigendom. Zijn opdracht vereist deskundigheid, onafhankelijkheid en transparantie. Vooral in de overgangsfase van bouwpromotor naar autonoom beheer door de VME speelt hij een sleutelrol in het waarborgen van een correcte oplevering, financieel evenwicht en juridisch correcte werking. De wettelijke afbakening van zijn taakpakket biedt bescherming aan alle betrokkenen, maar vraagt in de praktijk een alertheid van de mede-eigenaars om die rol blijvend kritisch te volgen.