Bij de invordering van facturen wordt vaak het verweer geformuleerd dat de factuur niet werd ontvangen.
Indien men al zijn ze er met een dergelijk verweer geconfronteerd wordt, kan men het bewijs van verzending van de factuur aantonen middels de aanmaningen die verstuurd zijn en die onbeantwoord zijn gebleven, mits men natuurlijk het bewijs van verzending van deze aanmaningen kan leveren.
Het bewijs kan ook geleverd worden door het uitgaande facturenboek. Dit bewijs kan spontaan geleverd worden door de eisende partij. Maar ook de verwerende partij kan de eisende partij sommeren om het uitgaande facturen ook voor te leggen.
De verzender van een factuur die zijn vordering tot betaling steunt op de stilzwijgende aanvaarding van die factuur, voortvloeiend uit de afwezigheid van tijdig protest, dient de verzending en de datum van ontvangst door de geadresseerde van die factuur te bewijzen.
De verzender draagt de bewijslast van de verzending van de factuur en van de datum van de ontvangst ervan door de schuldenaar. Dit bewijs mag geleverd door alle middelen van recht, vermoedens inbegrepen, vermits het gaat om een bewijs van feiten.
Artikel 1348bis Burgerlijk Wetboek bepaalt dat de rechter de boekhouding van een onderneming als bewijs kan aanvaarden. Een vermoeden van toezending kan worden afgeleid uit de regelmatig gevoerde boekhouding.
De vermelding van een factuur in het boek van de uitgaande facturen van de verzender vormt een vermoeden dat de factuur op die datum werd verzonden en dat de geadresseerde ze een aantal dagen later heeft ontvangen. Dit vermoeden heeft tot gevolg dat de bewijslast wordt omgekeerd en de bestemmeling van de factuur zal moeten aantonen dat hij deze factuur niet ontvangen heeft.
Maar wanneer de schuldenaar kan aantonen aan dat hij de factuur niet in de btw-aangifte heeft opgenomen faalt het bewijs van de verzending en ontvangst van de factuur in de boekhouding van de schuldeiser vermits deze wordt tegengesproken door de boekhouding van de schuldenaar.
Het voorleggen van controlelijsten van de btw-aangiften waaruit blijkt dat de btw werd afgedragen op betreffende facturen geldt als bijkomend vermoeden van toezending van de factuur naast het uitgaand facturenboek.
Er mag immers aangenomen dat er in dit geval een vermoeden van verzending is. Het is voor een schuldeiser zinloos om een factuur in zijn boeken in te schrijven en de btw af te dragen zonder dat het nodige wordt gedaan voor de invordering en de verzending ervan.
De bewijskracht van het inkomend facturenboek van de schuldenaar waarin de factuur niet voorkomt faalt ter neutralisering van dit bewijs door het uitgaand facturenboek en de BTW aangifte in de mate dat het een bewijs zou moeten opleveren tegen de verzender vermits de ontvanger eigenhandig kan beslissen een ontvangen factuur al dan niet in te schrijven.