De boedelbeschrijving heeft ten doel de omvang van de nalatenschap, van de gemeenschap (bv. na een echtscheiding) of van een onverdeeldheid vast te stellen. Zij bevat met name de beschrijving en de schatting van de roerende goederen, de ontleding van de titels en papieren, de opgave van de verklaringen door de belanghebbenden gedaan ten laste of ten bate van de boedel. Kortom zij omvat alle lasten en baten van de te vedelen boedel.
De boedelbeschrijving vormt aldus de basis van een latere verdeling. Zij gebeurt in een notariële akte door de notaris aangesteld door de rechter die machtiging tot boedelbeschrijving verleent met de bewijswaarde van artt. 1319 en 1320 BW onder leiding van een notaris als privaatrechtelijke rechtspleging (art. 1175 Ger. Wetboek) die daartoe met bijzondere bevoegdheden wordt bekleed zoals toegang tot de lokalen (art. 1182 Ger.W.), bijstand door deskundigen (art. 1183,4° Ger.W.), inzage van de boekhouding en ontleding van de titels, papieren en stukken (art. 1183,7° Ger.W.), ondervraging van personen en afnemen van verklaringen (art. 1183,8° Ger.W.), opdragen van de eed (art. 1183,11° Ger.W.), meeneming van titels, gelden, waarden, stukken en papieren (art. 1184, tweede lid Ger.W.).
De boedelbeschrijving bevat een beschrijvingen schatting van de goederen, een opgave van de verklaringen door de belanghebbenden gedaan ten laste of ten bate van de boedel alsook de aan de partijen gestelde vragen en daarop gegeven antwoorden(art. 1175 Ger.W.). De boedelbeschrijving is dan ook onontbeerlijk voor de verwezenlijking van de vereffening-verdeling, onverminderd het recht van de partijen om ervan af te zien (Gent (11de k.) 31 januari 2019, TEP 2019/1, 248).
Omdat de boedelbeschrijving een onderzoeksaspect inhoudt wordt ze niet steeds toegelaten. Wanneer tijdens een boedelbeschrijving naar een testament of «enig ander» specifiek aan te duiden stuk dient te worden gezocht (artt. 1160 en 1173,9° Ger.W.) houdt de procedure zelfs een element van opsporing in (die de perceptie van een huiszoeking van opwekken. en waarbij de boedelbeschrijving kan ervaren worden als een een ernstige aantasting van het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de betrokken partijen.
De boedelbeschrijving is een bewarende maatregel die de goederen veilig stelt, louter door ze te beschrijven en er toe strekt een bewijs te leveren van de omvang van het beschreven vermogen, zowel actief als passief, in de ruime zin, met het oog op de vereffening en verdeling, evenwel zonder dat de boedelbeschrijving de onbeschikbaarheid van de goederen meebrengt,
Gelet op de eerlijke en volledige vereffening verdeling omvat de boedelbeschrijving niet alleen de opsomming van hetgeen bij de boedelbeschrijving wordt aangetroffen maar wordt ook melding gedaan van alle gegevens die nodig zijn voor de hersamenstelling van de fictieve boedel en de latere bepalingen van de rechten. Aldus dient een boedelbeschrijving van een nalatenschap melding te maken van goederen, waarden en rechten die de erflater bij leven heeft geschonken en dit zowel voor de schenkingen die wel, dan wel iet voor inbreng of inkorting vatbaar zijn. Aldus moet de boedelbeschrijving van een (ontbonden) gemeenschappelijk vermogen tussen echtgenoten opgave doen van de (oorzaken van) eventuele vergoedingsrechten en dit volgens de artt. 1432 e.v. BW. Dit behelst dan ook de actieve verplichte medewerking van de partijen, met aangifteplicht van elk bestanddeel van het vermogen dat bij gebreke aan die aangifte anders onbekend zou blijven. Vandaar ook de eedaflegging degenen die in het bezit zijn geweest van de voorwerpen of de plaatsen bewoond hebben (zie ook 1183,11° Ger. W.) en de strafbaarstelling van art. 226 SW.
De boedelbeschrijving omschrijft alle goederen die tot een bepaalde gemeenschap behoren. De partijen bij de boedelbeschrijving hebben de verplichting elk goed aan te geven waarvan het bestaan een invloed zou kunnen hebben op de samenstelling van het gemeenschappelijk vermogen.
De boedelbeschrijving die wordt opgesteld in het kader van de vereffening en verdeling van een gemeenschap, heeft tot doel de inventaris van de boedel vast te stellen. De partijen bij de boedelbeschrijving hebben de verplichting elk goed aan te geven waarvan het bestaan onbekend zou kunnen blijven en dat een invloed kan hebben op de samenstelling van de massa.
Daar waar sommige rechtsleer stelt dat enkel de gemeenschappelijke goederen dienen opgenomen te worden én de eigen goederen die met de gemeenschappelijke goederen zijn vermengd en de eigen goederen die niet zijn vermengd, dus door ex-echtgenoten niet dienen vermeld, neemt het hof van Cassatie daarentegen een ruime interpretatie aan en oordeelde dat een boedelbeschrijving ook eigen goederen kan omvatten en dat de ex-echtgenoten ‘alles wat enige invloed kan uitoefenen’ moeten aangeven in de boedelbeschrijving. Ex-echtgenoten moeten volgens het Hof van Cassatie ook de eigen goederen opnemen in de boedelbeschrijving omdat deze, door de werking van vergoedingsrekeningen, vaak gevolgen hebben op het gemeenschappelijk vermogen. De omstandigheid dat de andere ex-echtgenoot kennis heeft of kennis kan hebben van het bestaan van het eigen goed, stelt de echtgenoot-eigenaar niet vrij van het aangeven van het goed in de boedelbeschrijving.
Aangifte moet worden gedaan van goederen ook deze waarvan andere bij de boedelbeschrijving betrokken personen reeds op de hoogte zijn.
Een boedelbeschrijving is evenwel een louter bewarende maatregel, die het midden houdt tussen een onderzoeksmaatregel en een bewijsmaatregel.
Het verzoek tot de opmaak van een boedelbeschrijving kwalificeert niet als een aanspraak en is bijgevolg ook niet onderworpen aan de (verval)termijnen voor de mededeling van aanspraken door de partijen, ongeacht of de wettelijke kalender toepassing krijgt, dan wel een conventionele kalender.
Dat de vraag om over te gaan tot een boedelbeschrijving niet kan worden beschouwd als een aanspraak, wordt overigens geïllustreerd door het feit dat de notaris-vereffenaar in de regel ambtshalve (en dus van rechtswege) de boedelbeschrijving verricht, zonder dat hiervoor een partij-initiatief is vereist: met een aanspraak van een procespartij kan de notaris-vereffenaar zichzelf daarentegen niet vatten.
Precies om reden van het belang en de finaliteit van de boedelbeschrijving als «foto» van de massa, voorziet de wet ter vervanging van een boedelbeschrijving in een evenwaardig surrogaat, met name een document waarbij de partijen gezamenlijk aanduiden waaruit de massa dan volgens hen bestaat, d.w.z. een minnelijke inventaris mits zij afzien van de formele notariële boedelbeschrijving.
Krachtens artikel 1214, § 2, eerste lid, Gerechtelijk Wetboek verricht de notaris-vereffenaar de boedelbeschrijving, tenzij alle partijen, voor zover ze bekwaam zijn, hiervan afzien en gezamenlijk aan de notaris-vereffenaar aanduiden welke goederen afhangen van de te verdelen boedel. Van de boedelbeschrijving wordt ten laatste afgezien bij de sluiting van het proces-verbaal van de opening van de werkzaamheden. De notaris-vereffenaar stelt een proces-verbaal op waarin hij opneemt dat de partijen afzien van de boedelbeschrijving en akkoord gaan over de vaststelling van de te verdelen boedel, en bezorgt hiervan een afschrift aan de partijen en aan hun raadslieden in de vorm bepaald in artikel 1215, § 2.
Krachtens artikel 1214, § 2, tweede lid, Gerechtelijk Wetboek bepaalt de notaris-vereffenaar, bij gebrek aan afstand van de boedelbeschrijving, bij de sluiting van het proces-verbaal van opening van de werkzaamheden, de dag en het uur van de eerste vacatie van de boedelbeschrijving, die plaats heeft, behoudens andersluidend akkoord van alle partijen en van de notaris-vereffenaar, uiterlijk twee maanden na de genoemde sluiting. Indien de boedelbeschrijving niet kan worden gesloten bij de eerste vacatie, bepaalt de notaris-vereffenaar onmiddellijk de dag en het uur van de volgende vacatie, die plaats heeft, behoudens akkoord van alle partijen en van de notaris-vereffenaar, uiterlijk twee maanden na de vorige vacatie.
Krachtens artikel 1214, § 2, derde lid, Gerechtelijk Wetboek kan, mits alle partijen ermee akkoord gaan en bekwaam zijn, de boedelbeschrijving op verklaring worden gedaan.
Krachtens artikel 1218, § 1, eerste lid, Gerechtelijk Wetboek gelden, indien geen akkoord is bereikt overeenkomstig artikel 1217, de nader bepaalde termijnen, behalve in geval van afwijking, met het akkoord van alle partijen en van de notaris-vereffenaar, wat betreft de termijnen die hem aanbelangen.
Krachtens artikel 1218, § 1, tweede lid, Gerechtelijk Wetboek beschikken de partijen voor de mededeling van hun aanspraken en van hun stukken aan de notaris-vereffenaar en aan de andere partijen over een termijn van twee maanden te rekenen van de afsluiting van de boedelbeschrijving.
Krachtens artikel 1218, § 1, derde lid, Gerechtelijk Wetboek beschikken de partijen, bij gebrek aan een boedelbeschrijving, voor de mededeling van hun aanspraken en van hun stukken aan de notaris-vereffenaar en aan de andere partijen, over een termijn van twee maanden te rekenen van de dag waarop de notaris-vereffenaar het afschrift van het proces-verbaal bedoeld in artikel 1214, § 2, eerste lid, heeft meegedeeld.
Uit voormelde bepalingen, die noch van openbare orde noch van dwingend recht zijn, volgt dat van de verplichting tot boedelbeschrijving door de notaris-vereffenaar in het raam van een gerechtelijke vereffening-verdeling in de zin van de artikelen 1207 tot 1224/2 Gerechtelijk Wetboek slechts kan worden afgezien middels een akkoord van alle deelgenoten, op voorwaarde dat zij bekwaam zijn en aanduiden welke goederen afhangen van de te verdelen boedel.
Voormelde bepalingen staan niet eraan in de weg dat de notaris-vereffenaar onder omstandigheden die niet voor een andere uitleg vatbaar zijn, uit de afwezigheid of het omstandig stilzwijgen van een van de deelgenoten afleidt dat deze instemt met de afstand van een boedelbeschrijving evenals met de aanduiding van de goederen die afhangen van de te verdelen boedel. In voorkomend geval neemt de notaris hiervan akte ten laatste bij de sluiting van het proces-verbaal van de opening van de werkzaamheden.
Krachtens artikel 1218, § 2, eerste lid, Gerechtelijk Wetboek betekent de notaris-vereffenaar binnen de nader bepaalde termijn en op de nader bepaalde wijze aan de partijen en hun advocaten een overzicht van de hem tijdig bezorgde aanspraken.
Krachtens artikel 1218, § 2, tweede lid, Gerechtelijk Wetboek delen de partijen binnen de nader bepaalde termijn hun gebeurlijke opmerkingen op de aanspraken van de andere partijen schriftelijk mee aan de notaris-vereffenaar en de andere partijen.
Uit voormelde bepalingen volgt dat het door de notaris-vereffenaar te betekenen overzicht van hem tijdig bezorgde aanspraken ertoe strekt de partijen de mogelijkheid te bieden opmerkingen op de aanspraken van de andere partijen mee te delen, maar geen mogelijkheid biedt om nieuwe aanspraken te formuleren.