De consument heeft recht op een degeijke behandeling ook na de verkoop of na de dienstverlening. De handelaar, verkoper of dienstverlener heeft een antwoordplicht op brieven van de consument en is gehouden de klachten inhoudelijk te behandelen. De consument heeft een klachtrecht en de handelaar een antwoordplicht.
Meer dan eens dient de consument tot zijn frustratie vast te stellen dat wanneer hij klachten heeft ten aanzien van een product of dienst, vooral wanneer dit nutsvoorzieningen betreft, hij in de kou blijkt staan.
De consument reageert met verschillende brieven, de ene al meer aangetekend dan de andere en meer gestoffeerd dan de andere maar krijgt in de regel geen inhoudelijke antwoorden.
Er wordt blijkbaar in de zogeheten moderne bedrijven geen dossier meer bijgehouden van de klant, maar wel een regel in een exel-file of computerbestand waarin nauwelijks of geen documenten zitten en waarbij de consument gereduceerd wordt tot een aantal cijfertjes met het accent op de vermelding of hij al dan niet betaald heeft.
In deze computerprogramma’s is er nauwelijks ruimte voor enige discussie, laat staan overleg, laat staan inhoudelijke voorname communicatie met de klant.
De problemen doen zich vooral voor met telefoonbedrijven maar ook met heel wat nutsbedrijven zoals elektriciteitsmaatschappijen nu de markt vrijgekomen is en sommige nieuwkomers op de markt misschien wel lagere tarieven hebben maar een zeer povere dienstverlening.
Vaak worden brieven van de consument gewoonweg niet beantwoord of worden deze beantwoord met meerdere facturen en creditnota’s waarbij de inhoud van die facturen en van die creditnota’s absoluut niet transparant is en vaak zo onduidelijk dat de dienstverlener zelf meermaals de bedragen herziet waarop zij aanspraak meent te kunnen maken. Op de duur zit de consument opgestapeld met een hoop rekeningen die onderling totaal tegenstrijdig zijn en waaruit niemand nog wijs raakt.
Hoe dan ook is het van belang na te gaan of de dienstverlener of leverancier een formeel protest van de consument heeft beantwoord.
Ten aanzien van een consument dient men loyaal te communiceren. Blijft de leverancier ten aanzien van de consument in gebreke dan kan zij na herhaalde onbeantwoorde brieven geacht worden in te stemmen met inhoud van de aanmaningen en de feiten die in deze aanmaningen worden opgesomd.
Het is vaak tijdelijk komisch te moeten vaststellen op welke wijze consumenten antwoorden krijgen van bepaalde leveranciers waarbij men zich wel de vraag kan stellen of er aan de overzijde een mens aanwezig is dan wel een machine en of de brieven van de consument wel terecht komen in dossiers dan wel in een of andere scanner die ze naar welke bestemming ook doorsturen.
Er zijn inderdaad op heel wat bedrijven scanners geïnstalleerd die alle inkomende brieven zelfs openen, scannen en dan automatisch behandelen en doorsorteren. Men kan zich voorstellen hoe deze geautomatiseerde behandeling van de inkomende post in praktijk verloopt, zeker met een fout percentage van minstens 10 procent en waarbij de computerbestanden vaak slechts maar beschikken over een tiental standaardantwoorden.
Heel wat leveranciers hebben gewoonweg geen klachtendienst. Om bepaalde kwaliteitsnormen te halen, die heel wat firma’s niet hebben en die ook niet verplicht zijn, dient de leverancier in te staan door een klachtendienst en klachtenprocedure. Dit enkel om aan te tonen dat een en ander zeker niet een gebruikelijke praktijk is.
Een typisch voorbeeld van een brief van een leverancier kan er uitzien als volgt:
“Wij ontvingen uw schrijven van … in goede orde. Wij hebben een onderzoek ingesteld en komen hierop zo spoedig mogelijk terug…”
Na een hele reeks opvolgende rappels wordt dan een volgende brief gestuurd met als inhoud:
“Na onderzoek van uw dossier hebben wij kunnen vaststellen dat wij geen enkele fout hebben begaan en dat er ook geen enkele fout terug te vinden is in onze facturatie. Louter om commerciële redenen hebben wij een creditnota opgesteld en aldus een nieuw rekeninguittreksel opgemaakt hetgeen u als bijlage aantreft.
U zal beseffen dat een en ander een hoogst uitzonderlijke commerciële tegemoetkoming is waarbij dit schrijven u gericht wordt onder voorbehoud van alle recht en middelen en zonder enige nadelige erkentenis.”
Vooral dus de klachten van de klanten, lees de consumenten te behandelen, gedraagt een leverancier of dienstverlener zich alles behalve als een loyale contractpartij en kan geenszins sprake zijn van een uitvoering ter goeder trouw van het contract van haar zijde. De consument heeft aldus de indruk dat hij zijn klachten tegenover een muur formuleert.
Wanneer er een vordering in rechte wordt gesteld door de leverancier wegens niet betaling zal de klant verweer kunnen voeren en stellen dat de afwezigheid van een tijdig protest van de aanmaning dient vastgesteld waardoor de leverancier dan wel dienstverlener dient beschouwd te worden als hebbende enig stem met alle opmerkingen.
De consument die alles moe wordt, durft wel eens in de pen te springen en te stellen dat hij al deze stijlformules en modelbrieven meer dan beu wordt en eist dat er een degelijk inhoudelijk onderzoek wordt gesteld en hij degelijke en inhoudelijke antwoorden op zijn brieven krijgt.
Maar zelden hebben ook deze brieven effect, gewoonweg omdat er aan de overzijde geen mens zit om hier inhoudelijk op te antwoorden.
Een en ander resulteert dan verder in het toezenden van steeds andere facturen en steeds andere rekeninguittreksels die dan weer telkens geprotesteerd worden en waarbij op het protest van de consument geen enkel gevolg wordt verleend.
Deze gebrekkige communicatie en aldus gebrekkige dienstverlening kan ertoe leiden dat de consument die voor de rechtbank gedaagd wordt, de vordering van de eisende dienstverlener kan laten afwijzen als zijnde manifest ongegrond.