Bij de verwerking van uw persoonsgegevens dient de VME de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’ na te leven.
De VME is de eindverantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens (hierna Verwerkingsverantwoordelijke genoemd). De VME heeft de concrete opdracht tot verwerking van uw persoonsgegevens volgens de vigerende wetgeving toevertrouwd aan haar syndicus (hierna de Verwerker genoemd).
De VME dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat de VME moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
• De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten
• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor de VME gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen
Voor de hierboven vermelde doeleinden hebben de geregistreerden :
• Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij de VME. U kan dus de VME vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. (De mede-eigenaar in de VME heeft ook de wettelijke meldingsplicht bij het onvolledig of onjuist (geworden) zijn van zijn persoonsgegevens, die van zijn lasthebber(s), stemhouder en die van zijn eventuele huurder(s).
• Een recht op wissing of anonimisering van uw persoonsgegevens.
• U heeft de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing of anonimisering te vragen van persoonsgegevens die door de VME op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij de VME een andere rechtsgrond heeft voor de 9 verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van de VME (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). De VME kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan de VME heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen.
Onder dit recht kan u de VME vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor de VME. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV.3 en IV.4. In het geval van IV.3 kan de VME evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten of per e-mail naar de syndicus van de VME.
Oude wet
Ook de oude wet van 08.12.1992 op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer was van toepassing op de verwerking van gegevens van persoonlijke aard van mede-eigenaars.
De naam, adres en zeker het telefoonnummer zijn gegevens van persoonlijke aard. Het beheer van de mede-eigendom impliceert de verwerking van persoonsgegevens onderworpen aan de voormelde wet.
De algemene vergadering kan bijeengeroepen worden door mede-eigenaars, die tenminste over 1/5 van de aandelen beschikken. Overleg moet mogelijk zijn omtrent de opportuniteit van de bijeenroeping (art. 577 – 6 § 2 B. W.). De gegevens moeten toereikend en ter zake dienend zijn, proportioneel met het nagestreefde doel, waarvoor ze worden verkregen.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bracht de advies uit eigen beweging inzake de verwerking van persoonsgegevens bij gedwongen mede-eigendom, advies nr. 22/2008 van 11.06.2008.
“De Commissie acht het verstrekken van dergelijke gegevens door de syndicus gerechtvaardigd en meent dat dit voortvloeit uit de aard van de wettelijke regels die de vereniging van mede-eigenaars reglementeren. Dit betekent evenwel niet dat de verzoeker aan de syndicus uitdrukkelijk moet vermelden welk recht hij precies wil doen gelden op gevaar af de discretie te schenden die soms wenselijk of noodzakelijk is om dit recht effectief te kunnen uitoefenen (bijvoorbeeld wanneer mede-eigenaars de werkmethode van de syndicus onder elkaar zouden willen bespreken).
De syndicus moet in ieder geval met de nodige voorzichtigheid te werk gaan wanneer hij zulke gegevens aan een mede-eigenaar verstrekt. Hij moet er bij die gelegenheid de aandacht op vestigen dat deze gegevens omwille van de WVP niet mogen gebruikt worden voor andere doeleinden dan deze die verband houden met de uitoefening van de rechten verbonden aan de mede-eigendom (dus geen marketingdoeleinden).
Wanneer een mede-eigenaar aan de syndicus van zijn vereniging een contactadres meedeelt, zal deze laatste enkel dit adres aan de andere mede-eigenaars doorgeven aangezien dit volstaat om de rechten inherent aan de mede-eigendom uit te oefenen.
Aangezien de kennis van voormelde gegevens van de mede-eigendom in nauw verband staan met het statuut van onverdeeldheid, neemt de Commissie bovendien aan dat niets de algemene vergadering van een mede-eigendom belet de syndicus te verzoeken een regelmatig bijgewerkte lijst te verstrekken, bij voorbeeld als bijdrage gevoegd bij de jaarrekening.
Als er nog andere gegevens moeten worden verstrekt dan de naam, adres, identificatie van de kavel en het aandeel in mede-eigendom, moeten die proportioneel zijn ten aanzien van het doeleinde van de mededeling (art. 4 §3 WVP). De mededeling van niet-relevante of overmatige gegevens (bijvoorbeeld een privaat telefoonnummer) ten aanzien van het doeleinde van het verzoek is niet toegelaten… In een rechtbank kan eenieder die stukken onder zich houdt “van een ter zake dienend feit” bevelen deze af te geven (art. 877 G. W.), de Vrederechter kan een partij machtigen tot het verkrijgen van gegevens bewaard door de ontvanger der Registratie en der Domeinen (art. 594, 10° G. W.).
In geval van betwisting zijn er notulen het uitgangspunt voor de beoordeling of de beslissing van de algemene vergadering op geldige wijze werd genomen (zie Vredegerecht Nieuwpoort 29.02.2000, T. App. 2001 nr. 1,26; Vredegerecht Genk 27.04.1999, T. App. 1999, nr. 3,40).
Aldus kan de Vrederechter verplichten dat de lijsten van de mede-eigenaars met adres wordt meegedeeld, zo gewenst met verkozen woonplaats in origineel ondertekend en met aanduiding van eenieders aandeel.
In de regel dienen deze documenten dan ter griffie neergelegd te worden wanneer hieraan niet minzaam kan worden voldaan.
De neerlegging en mededeling van deze stukken kan worden bevolen onder verbeurte van een dwangsom.
Zie Vredegerecht Leuven 2de Kanton 10.02.2009 Tijdschrift voor Vrederechters 2001, 298.