De tijdigheid van een conclusie hangt af van 3 voorwaarden:
• de tijdige neerlegging ter griffie (tijdens de openingsuren van de griffie)
• de tijdige toezending aan de tegenpartij (hetgeen per fax kan tot middernacht)
• de afwezigheid van een akkoord tussen partijen om andere conclusietermijnen af te spreken.
De rechter kan dus niet zomaar op eigen initiatief conclusies uit het debat weren. De rechtbank heeft immers geen kennis (tenzij deze wordt voorgelegd) wanneer een conclusie aan de tegenpartij werd toegezonden en vooral of er geen ander akkoord is tussen de partijen. Er zal dus steeds een debat dienen vooraf te gaan alvorens een rechter zomaar conclusies uit het debat kan weren.
De vraag stelt zich verder of de wering van laattijdige conclusies een autonome sanctie is (zoals verdedigd door K. Wagner, sancties in het burgerlijk procesrecht, Antwerpen, Maklu 2007, 360) dan wel of er toch niet belang dient aangetoond in hoofde van de partij die om de wering van de conclusies verzoekt.
Gelet op de verschillende standpunten ter zake (zie cassatie 20.04.2007, A.C. 2007, 836 en RW 2010-11, 954, versus M. De Corte, Hoe autonoom is het procesrecht, studie van enkele raakvlakken tussen materiaal recht en gerechtelijk recht in M. Storme, Procesrecht vandaag, Antwerpen, Kluwer 1980, 22) is het aangewezen om toch steeds het belang aan te tonen wanneer men de wering van de conclusies vordert.
Het nut van termijnen beoogt het efficiënte procesverloop, zo stelt D. Scheers, in “Termijnen van goede wil”, RW 2011-2012, 1214.
Met betrekking tot de tijdige toezending per telefax aan de tegenpartij, stelt zich de vraag naar het bewijs van de datum en het uur van de verzending.
Ter zake kan verwezen worden naar het Cassatiearrest van 04.12.2006 zoals verschenen bij het RW 2006-07, 1522 met noot T. Toremans; NJW 2007, 567 met noot Peeters.
Elk normaal faxtoestel vermeldt een datum en uur van verzending.
Bovendien maakt het verzendrapport melding of de verzending al dan niet succesvol is verlopen.
Natuurlijk kan men het toestel manipuleren. Maar kwader trouw wordt niet vermoed.
Natuurlijk kan de tegenpartij melden dat hij een totaal onleesbaar exemplaar heeft gekregen, een blanco fax of een zwarte fax. Het is dan aan de tegenpartij om onmiddellijk te reageren naar het faxnummer van de afzender dat hij een onleesbaar exemplaar of een blanco exemplaar heeft gekregen bij gebreke waaraan een verweer in die zin zou falen.
Voor een toepassing zie Brussel 18.11.1997, JLMB 1998, 1139.
De sanctie van het ambtshalve weren van een conclusie uit het debat betekent dat de rechter die beslissing kan nemen zonder dat hij daartoe door de partijen is gevorderd, maar stelt hem niet ervan vrij de partijen ter zake te horen.
Door het ontbreken of het ambtshalve weren van conclusies verliest een partij niet het recht om te pleiten. Let wel de rechter is verplicht te antwoorden op conclusies, maar niet op argumenten aangehaald in pleidooien. Dit belet niet dat de rechter toch met de argumenten van het pleidooi rekening mag houden. Wanneer een partij bij het ontbreken van conclusies of na wering van conclusies een pleidooi houdt, heeft de wederpartij recht om dit pleidooi te beantwoorden in een conclusie conform art. 756bis gerechtelijk wetboek. Let wel op deze conclusie mag dan niet meer geantwoord door de partij die louter pleidooien heeft genomen ter vervanging van conclusies.
De sanctie van het ambtshalve weren van een conclusie uit het debat betekent dat de rechter die beslissing kan nemen zonder dat hij daartoe door de partijen is gevorderd, maar stelt hem niet ervan vrij de partijen ter zake te horen, tenzij partijen akkoord zijn om de conclusies in het debat te houden of, gelet op de ontdekking van een nieuw en ter zake dienend stuk of een feit, nieuwe conclusietermijnen werden verleend.
Zelfs bij gebreke aan een vraag tot wering van conclusies mag de rechter ook artikel 748, 2 Gerechtelijk Wetboek toepassen en de conclusies weren. De trechter mag dus niet bij gebreke aan opmerkingen van partijen ervan uitgaan dat er een akkoord bestaat over de laattijdige neerlegging van conclusies.
De rechter dient te verifiëren of er een dergelijk akkoord bestaat en mag niet uit het stilzwijgen van de partijen concluderen tot het bestaan van een impliciet akkoord om de laattijdig neergelegde conclusies in het debat te houden. Wil de rechter laattijdig neergelegde conclusies uit het debat weren, dan is de rechter (voor zover partijen de laattijdigheid niet opmerken of opwerpen) wel verplicht bij de aanvang van de behandeling van de zaak, concreet de partijen tussenkomen te bevragen of zij al dan niet een akkoord zijn om de laattijdig neergelegde conclusies in het beraad te houden, waarbij de griffier de vraag van de rechter en het antwoord van partijen beknopt acteert op het proces-verbaal van de terechtzitting (Cassatie 21 februari 2017, P. 16.1079.N., T. Strafr. 2017-2, met noot B.M.., Jurabibliotheek)
Een procespartij kan afzien van de in de artt. 747-748 Ger.W. bedoelde sanctie tot wering van een te laat ingediende conclusie, zonder dat daarom een schriftelijke en ondertekende machtiging moet voorliggen.(Cass. 14/02/2019, RW 2020-2021, 986).
Een verzoek om alsnog ter zitting stukken neer te leggen zonder gebruik te hebben gemaakt van de conclusietermijnen getuigt van deloyale procesvoering. De betwisting van een vordering door verwijzing naar stukken die niet conform werden medegedeeld en in in het proces werden gebracht, zonder gebruik te maken van de conclusietermijnen om de betwisting hard te maken getuigt van een manifest onvoldoende medewerking van een partij aan de bewijsvoering waarbij deze deloyale proceshouding kan gezien worden als een feitelijk vermoeden waaruit de gegrondheid van de vordering kan worden afgeleid.