1. Voorafgaand aan de eerste vergadering
1.1. Voorwaarden tot oprichting van de VME
-
De VME ontstaat van rechtswege wanneer meerdere appartementen aan verschillende personen zijn verkocht en deze normaal bewoonbaar zijn.
-
Geen formeel oprichtingsdocument vereist, maar eerste algemene vergadering is essentieel om de werking te activeren.
1.2. Wie roept de eerste vergadering samen?
-
Indien aangeduid: de statutaire syndicus.
-
Indien geen syndicus: elke mede-eigenaar of belanghebbende kan via de rechter een syndicus laten aanstellen.
-
Mede-eigenaars die samen minstens 1/5e van de aandelen bezitten, kunnen ook zelf bijeenroepen.
1.3. Tijdstip eerste vergadering
-
Statuten bepalen vaak een drempel (bv. 25-50% verkocht) waarna de eerste AV moet plaatsvinden.
-
Indien niets bepaald is, wordt best gehandeld zodra er voldoende eigenaars zijn.
2. Deelnemers aan de vergadering
2.1. Wie heeft stemrecht?
-
Iedere mede-eigenaar van een kavel.
-
Ook eigenaars van een kelder, garage of andere kleine kavels.
-
Personen met een zakelijk gebruiksrecht (vruchtgebruik, opstal, erfpacht...) → mits aanwijzing van één vertegenwoordiger.
2.2. Verplichte uitnodiging
-
Iedereen met stemrecht moet worden uitgenodigd.
-
Besluiten zijn nietig als ook maar één gerechtigde niet werd uitgenodigd, ongeacht hun aandeel of invloed.
2.3. Verhinderingen en vertegenwoordiging
-
De eigenaar kan zich laten vertegenwoordigen met een volmacht.
-
Onverdeeldheid of gedemembreerd eigendomsrecht: er moet één lasthebber van gemeenschappelijk belang schriftelijk worden aangeduid en aan de syndicus meegedeeld.
3. Praktische organisatie door de syndicus
3.1. Wat moet de syndicus doen vóór de vergadering?
-
Bijhouden en updaten van de lijst van gerechtigden (m.a.w. wie heeft stemrecht?).
-
Ontvangen meldingen van notarissen of erfgenamen bij eigendomsoverdracht of overlijden.
-
Verzenden van de convocatie naar elke stemgerechtigde of hun vertegenwoordiger.
3.2. Inhoud van de convocatie
-
Tijdstip, plaats en agenda.
-
Documenten ter voorbereiding (bv. ontwerpreglementen, voorlopige begroting…).
-
Mogelijkheid om zich te laten vertegenwoordigen met volmacht.
BIJZONDERE GEVALLEN
1. Gedemembreerd eigendom (blote eigendom en vruchtgebruik)
-
Enkel één lasthebber kan deelnemen.
-
Indien geen akkoord: geen van beiden mag deelnemen tot er een lasthebber is.
-
De vrederechter kan bij conflicten tussen beide partijen optreden.
2. Onverdeeldheid (bv. erfgenamen)
-
Zelfde regeling: aanwijzing van een gemeenschappelijke lasthebber vereist.
-
Geen deelname = geen stemrecht, zelfs als ze allen aanwezig zijn.
3. Bouwpromotor als mede-eigenaar
-
Heeft in principe stemrecht.
-
Mag niet stemmen over de oplevering van de gemene delen, wegens belangenconflict.
4. Erfpachters, opstalhouders en vruchtgebruikers
-
Worden met de blote eigenaar gelijkgesteld.
-
Moeten samen één vertegenwoordiger aanduiden.
-
Enkel deze vertegenwoordiger wordt uitgenodigd en mag stemmen.
5. Gehuwden en mede-eigendom in gemeenschap
-
Bij wettelijk stelsel: wie het goed bestuurt, neemt deel.
-
Bij onverdeeldheid (bv. beide echtgenoten kopen aan): lasthebber aanduiden.
-
Eén uitnodiging aan beide volstaat als ze samen besturen.