Artikel 63, eerste lid WBTW verleent de administratie de bevoegdheid om ter plaatse alle boeken en stukken te onderzoeken die zich aldaar bevinden, om de betrouwbaarheid na te gaan van de geïnformatiseerde inlichtingen, gegevens en bewerkingen en om de aard en de belangrijkheid vast te stellen van de aldaar uitgeoefende werkzaamheid en van het daarvoor aangestelde personeel, alsook van de aldaar aanwezige koopwaren en goederen, met inbegrip van de productie- en vervoermiddelen.
De bevoegde fiscale ambtenaren hebben, teneinde de verschuldigde belasting te kunnen bepalen, het recht om tijdens de visitatie na te gaan welke boeken en stukken of bescheiden zich in de lokalen bevinden en ze te onderzoeken.
Het komt in dat opzicht aan de administratie en niet aan de belastingplichtige toe om tijdens een fiscale visitatie te beslissen welke documenten en stukken die er worden aangetroffen, al dan niet fiscaal relevant zijn.
Professioneel gebruikte digitale bestanden en data vallen onder het toepassingsgebied van artikel 61, § 1, vierde lid WBTW, dat gelezen kan worden als een aanvulling van de stukken opgesomd in het eerste lid, met verwijzing naar artikel 60 WBTW, teneinde de administratie ook een recht op inzage te verlenen in digitale stukken. Zoals het toepassingsgebied van artikel 61, § 1, eerste lid WBTW zich niet beperkt tot de wettelijk verplichte boekhoudkundige bescheiden of boeken, is ook het vierde lid van toepassing op digitale stukken die noodzakelijk zijn om het bedrag van de belastbare inkomsten te bepalen, te houden, op te stellen, toe te zenden of te bewaren.
Deze wettelijke bepalingen laten de administratie toe om de belastingplichtige te verzoeken om beroepshalve gebruikte mailboxen en digitale data, waarvan aangenomen kan worden dat deze ook stukken bevatten in de zin van artikel 60 WBTW, ter inzage voor te leggen in een leesbare en verstaanbare vorm. Uit voormelde wetsbepalingen volgt ook dat de bevoegde ambtenaren, teneinde de verschuldigde belasting te kunnen bepalen, het recht hebben om tijdens een visitatie van de bedrijfslokalen na te gaan welke elektronische bestanden zich in de bedrijfslokalen bevinden en ze te onderzoeken.
De bevoegde ambtenaren moeten hiervoor niet voorafgaand om de voorlegging van die boeken en stukken verzoeken
De administratie is daarbij niet afhankelijk van de keuze van de belastingplichtige om te bepalen in welke (elektronische) documenten hij inzage verleent. Hieruit volgt dat voormelde artikelen de administratie toelaten om de belastingplichtige te verzoeken om beroepshalve gebruikte mailboxen, waarvan het beroepsmatig gebruik kan worden aangenomen gelet op de gebruikte extensie en waarvan, zoals reeds gezegd, kan worden aangenomen dat deze (ook) gebruikt worden om de stukken waarvan de voorlegging is voorgeschreven door de artikelen 60, 61 en 63 WBTW, geheel of ten dele toe te zenden, ter inzage voor te leggen, in een leesbare en verstaanbare vorm. Het komt aan de administratie en niet aan de belastingplichtige toe om te beslissen welke e-mails al dan niet fiscaal relevant zijn. Deze bepalingen laten de administratie tevens toe om de belastingplichtige te verzoeken op de uitrusting van deze laatste en in bijzijn van de ambtenaren van de administratie een kopie te maken in de door die ambtenaren gewenste vorm van het geheel of een deel van deze mailboxen.
Het gemengde karakter en het gebrek aan duidelijke scheiding tussen e-mails met bedrijfskarakter en met privékarakter in de mailbox kan evenwel bezwaarlijk de onderzoeksmogelijkheden van de administratie beknotten. Bij gemengde mailboxen kan de gecontroleerde belastingplichtige er zich niet op beroepen dat de mailbox niet uitsluitend voor haar economische activiteit worden gebruikt en aldus niet het voorwerp kan uitmaken van een fiscaal onderzoek. Op die manier zou de onderzoeksbevoegdheid van de administratie immers afhankelijk worden gemaakt van de keuze van de belastingplichtige om haar mailbox(en) al dan niet gemengd te laten gebruiken.
Dat in dergelijke omstandigheden dan door de administratie inzage wordt genomen in e-mails met privékarakter, is voor een belastingplichtige redelijkerwijze voorzienbaar, m.n. dat de administratie bij bedrijfsmailboxen met gemengd karakter niet zal moeten afgaan op de eigen aanwijzingen van de gecontroleerde belastingplichtige met betrekking tot de vraag welke e-mails voor de controle relevant zijn maar tot alle gegevens toegang zal hebben teneinde deze vraag zelf te kunnen beoordelen.
Alle gegevens mogen in dergelijk geval door de administratie geacht worden relevant te zijn voor de beoordeling van de fiscale toestand van de gecontroleerde belastingplichtige. Een zinvolle interpretatie van de verplichting tot medewerking voorzien in voormelde artikelen van het WBTW vereist immers dat de belastingadministratie niet afhankelijk is van de keuze van de belastingplichtige om te bepalen in welke documenten hij inzage verleent.
De door de belastingplichtige toegelaten vermenging tussen e-mails met bedrijfsmatig karakter en met privékarakter kan hieraan geen afbreuk doen. Het spreekt evenwel voor zich dat de fiscale administratie tijdens de inzage steeds dient te handelen binnen de grenzen van haar fiscaal onderzoek en dat de onderzoeksmaatregel de proportionaliteitstoets moet doorstaan.
De administratie heeft een doelgebonden bevoegdheid en haar onderzoeksbevoegdheden kunnen enkel worden uitgeoefend met het oog op het vaststellen of de toepasselijke btw-wetgeving is nageleefd. De administratie mag aldus geen voorlegging eisen van privégegevens aangezien dit geen stukken zijn die verband houden met het bepalen van de juiste heffing in de btw. Ook het retentierecht strekt zich enkel uit tot gegevens waarvan de administratie meent dat die fiscaal relevant zijn.
Wanneer uit analyse blijkt dat de mailboxen e-mails met privékarakter bevatten die fiscaal niet relevant zijn, dienen deze e-mails te worden verwijderd.