Artikel 1220 Ger.W. bepaalt dat in beginsel geen rekening wordt gehouden met aanspraken, opmerkingen en stukken die na het verstrijken van de termijnen van artikel 1217 of 1218, § 1 en 2 Ger.W. zijn aangebracht, in de fase voorafgaand aan het opstellen van de staat van vereffening, wanneer partijen hun aanspraken en vorderingen, gestaafd met stukken, aan de notaris dienen over te maken.
Artikel 1220, § 1 Ger.W. stelt letterlijk het volgende:
“§ 1 Behoudens akkoord van alle partijen of ontdekking van nieuwe feiten of nieuwe stukken van overwegend belang houdt de notaris-vereffenaar geen rekening met aanspraken, opmerkingen en stukken die na het verstrijken van de met toepassing van artikel 1217 overeengekomen termijnen of de in artikel 1218, § 1 en § 2 bepaalde termijnen zijn aangebracht ”
In principe bepaalt artikel 1218, § 1 in geval van een deskundigenonderzoek slechts een wettelijke termijn van 2 maanden, te rekenen vanaf de in artikel 1213, § 2 bedoelde mededeling aan de partijen om aan de notaris-vereffenaar en aan de andere partijen hun aanspraken mee te delen met betrekking tot de goederen die aan het deskundigenonderzoek zijn onderworpen, dan wel om eventuele eerdere aanspraken omtrent die goederen aan te passen.
Het deskundigenonderzoek verandert dus normaal gezien niets aan het beginsel dat de aanspraken en stukken overeenkomstig de wet in principe moeten overgemaakt worden binnen 2 maanden na het afsluiten van de boedelbeschrijving of na de mededeling van de kopie van het proces-verbaal waarbij wordt afgezien van deze boedelbeschrijving.
In zoverre de uitslag van het deskundigenonderzoek leidt tot een wijziging van het eerder ingenomen standpunt, laat artikel 1218, § 1, vierde lid Ger.W. de partijen toe hun aanspraken of aanpassingen van deze aanspraken mee te delen aan de notaris-vereffenaar en aan de andere partijen met dien verstande dat deze aanspraken of aanpassingen enkel betrekking mogen hebben op of voortvloeien uit de besluiten van de deskundige en niet op de andere geschilpunten van de vereffening-verdeling.
Partijen kunnen een afwijkend akkoord sluiten afwijkend van de wettelijke termijnen.
Aldus kunnen zij overeenkomen dat alle aanspraken nog mogen ingediend worden na ontvangst van de schattingsverslagen (en dus niet enkel de aanspraken met betrekking tot of voortvloeiend uit de besluiten van de deskundige.
Wanneer de notaris-vereffenaar alles tijdig ontvangt maar de advocaat van een partij slechts mededeling van een onvolledige zending (bv. enkel de stukken maar niet de onderbouwende nota) op grond van een materiële vergissing die onmiddellijk bij het opmerken ervan werd rechtgezet, kan zulks niet resulteren in de sanctie van wering conform artikel 1220, § 1 Gerechtelijk Wetboek.
Een al te stringente toepassing van de kalender werkt immers contraproductief dus enige redelijkheid is hierbij geboden. Deze termijnen zijn niet van openbare orde, zoals dit wel het geval is voor termijnen om rechtsmiddelen aan te wenden.
Hoewel de notaris-vereffenaar geen griffie heeft waar de stukken vrij ter inzage liggen is het immers aan de notaris-vereffenaar om partijen in te lichten bij ontvangst van laattijdige stukken en/of aanspraken. De notaris-vereffenaar ontving echter alles tijdig, zodat hij met reden overging tot het opmaken van een overzicht van aanspraken.