Een louter voorbehoud of het principieel niet akkoord gaan met de staat van vereffening kwalificeert niet als een rechtsgeldige zwarigheid tegen de staat van vereffening.
Het aantekenen of laten gelden van zwarigheden legt een libelleringsplicht op aan de partij die zwarigheden wil maken: er moet sprake zijn van geconcretiseerde grieven tegen de staat van vereffening.
Wie verzuimt aan voormelde libelleringslast moet het rechtsgevolg aanvaarden dat de staat van vereffening definitief wordt, minstens dat in hoofde van deze partij geen zwarigheden worden geakteerd.
De notaris-vereffenaar mag geen kosten en erelonen aanrekenen voor zijn advies (inzake de zwarigheden) en voor de neerlegging van het dossier ter griffie, wanneer de zwarigheden niet werden gelibelleerd.
Art. 866 Ger. W. houdt in dat de proceshandelingen en akten die nietig zijn of nodeloze kosten veroorzaken door toedoen van een ministerieel ambtenaar te zijnen laste komen.
Het betreft een persoonlijke verantwoordelijkheid van de notaris, die niet aan de partijen kan worden toegerekend.
Indien er geen (geldige) zwarigheden zijn aangetekend, is de staat van vereffening definitief en moet geen homologatie worden gevraagd.
In die context moet ook geen (proces-verbaal van) advies worden opgesteld: dit is immers bedoeld als advies aan de rechter, die moet oordelen over de gegrondheid van de zwarigheden.
De vaststelling dat er geen zwarigheden zijn aangetekend volstaat bijgevolg en dit gegeven kan worden vermeld in een proces-verbaal.
Voor zoveel als nodig, zij opgemerkt dat alle andere kosten en erelonen van de notaris-vereffenaar, inbegrepen deze van het proces-verbaal van zwarigheden, kosten lastens de massa zijn.
Ook voor het proces-verbaal van zwarigheden mag de notaris-vereffenaar kosten en erelonen aanrekenen.
De vaststelling dat er geen zwarigheden zijn, staat niet a priori de formele bevestiging daarvan door de notaris-vereffenaar in een proces-verbaal in de weg.
De notaris-vereffenaar mag immers een proces-verbaal opstellen, telkens dit verantwoord is, in het kader van een belangrijk procedureel feit inzake de rechtspleging van gerechtelijke vereffening en verdeling: deze vaststelling biedt immers documentaire basis in geval van betwisting achteraf.