Artikel 1223, § 1 in fine Ger. W. bepaalt:
“Behoudens akkoord van de partijen betreffende de navolgende termijn beschikken de partijen over een termijn van een maand vanaf de dagtekening van de aanmaning om aan de notaris-vereffenaar en de andere partijen hun bezwaren met betrekking tot de staat van vereffening houdende het ontwerp van verdeling bedoeld in artikel 1214, § 7, schriftelijk mee te delen en, in voorkomend geval, hun opmerkingen met betrekking tot het eindverslag van de deskundige die tot die bezwaren aanleiding hebben gegeven, te laten kennen.”
De enige vereiste die de wet voorschrijft is dat de bezwaren schriftelijk worden medegedeeld.
Bezwaren via mail zijn “schriftelijk” geformuleerd.
Onder gelding van de “nieuwe” wet op de vereffening en verdeling moeten partijen niet meer worden uitgenodigd om te verschijnen voor de notaris-vereffenaar teneinde hun bezwaren of opmerkingen te laten kennen op de staat van vereffening.
Wanneer de notaris-vereffenaar het niettemin toch kennelijk nodig achtte om partijen formeel op te roepen om hun bezwaren te acteren in een proces-verbaal en een partij op deze bijeenkomst afwezig bleef (op de vergadering van 22/03/2017) doet geen afbreuk aan de overweging dat de door haar schriftelijk geformuleerde bezwaren geldig blijven.
De rechtstreekse bestemmeling van de bezwaren tegen de staat van vereffening is de notaris-vereffenaar: het bezwaar geldt immers als veruitwendiging van de tegenspraak tegen de staat van vereffening waarmee een partij niet akkoord gaat.
Bovendien moet de notaris-vereffenaar ingevolge de tegen de staat van vereffening geuite bezwaren ook een proces-verbaal van zwarigheden (de wet hanteert de notie “geschillen of moeilijkheden”) en een proces-verbaal van advies opstellen
Ratio legis van het voorschrift dat niet alleen de notaris-vereffenaar, maar ook de andere partijen kennis moeten krijgen van de bezwaren is het recht van verdediging en het van dit recht afgeleide recht op tegenspraak van de andere partijen, die in kennis moeten worden gesteld van elke vorm van communicatie van een partij met de notaris-vereffenaar, die in wezen een gerechtelijke opdrachthouder of gerechtsmandataris is.
Maatgevend bijgevolg voor de vraag of de niet-naleving van voormeld voorschrift dient te worden gesanctioneerd is of het recht van verdediging in het gedrang is gebracht.
Het niet overmaken van de bezwaren aan de wederpartij heeft niet tot gevolg dat de bezwaren van de andere partij zouden moeten worden geweerd als zijnde onregelmatig of laattijdig.
Maatgevend criterium is of het recht van verdediging van de andere partij(en) is geschonden door het niet overmaken van de bezwaren.
Indien de de notaris-vereffenaar kennis heeft gekregen van de bezwaren kan ook de wederpartij ervan kennis krijgen. De loutere mogelijkheid kennis te nemen van deze bezwaren volstaat ter vrijwaring van het recht van verdediging.