Bij overheidsopdrachten moet een inschrijver zijn offerte doorgaans invullen volgens de meetstaat die de aanbestedende overheid oplegt. In principe hoort bij elke post een prijs te staan, zodat offertes goed vergelijkbaar zijn en zodat duidelijk is welke prestaties precies zijn aangeboden.
Toch kan het gebeuren dat een inschrijver bij bepaalde posten niet echt een afzonderlijke prijs invult, maar “inbegrepen” noteert. Daarmee zegt de inschrijver: de kost van die post zit al verwerkt in een andere post of in de algemene kosten. De vraag is dan of zo’n offerte automatisch onregelmatig wordt, en zelfs nietig moet worden verklaard.
De Raad van State verduidelijkt in deze beslissing dat dat niet noodzakelijk zo is.
Het uitgangspunt: per post een prijs, maar niet altijd absoluut
De Raad van State vertrekt van het basisprincipe dat de meetstaat moet worden ingevuld en dat normaal gezien per post een prijs wordt opgegeven. Dat is de veilige en klassieke manier van werken.
Maar de Raad erkent dat het “clusteren” van posten soms kan, met als gevolg dat voor een bepaalde post geen afzonderlijke prijs wordt vermeld. Dat is niet automatisch een substantiële onregelmatigheid.
Wanneer kan clustering wél aanvaardbaar zijn?
Volgens de Raad van State is clustering in een offerte in elk geval niet per definitie verboden. Ze kan aanvaard worden als aan een aantal voorwaarden is voldaan.
Ten eerste mag het bestek niet uitdrukkelijk en dwingend eisen dat voor de betrokken posten een afzonderlijke prijs moet worden opgegeven. Als het bestek dat wel verplicht, dan is de ruimte om te clusteren zeer klein.
Ten tweede moet de inschrijver concreet en onderbouwd kunnen uitleggen waarom de posten qua prijszetting samenhangen. Met andere woorden: “inbegrepen” zeggen is op zich niet genoeg; er moet een logische reden worden gegeven die controleerbaar is.
Ten derde moet aannemelijk zijn dat de kost van de betrokken post werkelijk gedekt is in de offerte. Het mag dus geen verborgen leemte zijn. De aanbestedende overheid moet in redelijkheid kunnen besluiten dat de prestaties wel degelijk zijn meegerekend.
Ten vierde moet er geen aanwijzing zijn dat de techniek wordt gebruikt om te speculeren, te manipuleren of om een oneerlijk voordeel te creëren. Clustering mag niet leiden tot concurrentievervalsing, of tot een situatie waarin offertes niet meer eerlijk kunnen worden vergeleken.
De rol van verduidelijking: uitleg vragen mag, “bijsturen” niet
De aanbestedende overheid had de inschrijver bevraagd over de posten waar “inbegrepen” was ingevuld. De inschrijver antwoordde met een uitgebreide toelichting: bepaalde posten waren volgens hem logisch opgenomen in andere posten (bijvoorbeeld omdat het om samenhangende prestaties ging), of in algemene kosten, en sommige posten waren pro memorie opgevat waarbij de kost sowieso in de totale prijs moest zitten.
De Raad van State neemt daarbij een belangrijk onderscheid mee: een verduidelijking die uitlegt hoe een prijs werd opgebouwd, kan soms aanvaardbaar zijn, zolang ze de offerte niet inhoudelijk wijzigt. Het gaat dus om verklaren wat al in de offerte zit, niet om achteraf nieuwe prijzen toevoegen of het prijsmodel hertekenen.
Waarom was de offerte hier niet “substantieel onregelmatig”?
De Raad van State aanvaardt dat de aanbestedende overheid de clustering kon aanvaarden. Doorslaggevend is dat er volgens het dossier een reëel verband bestond tussen de geclusterde posten en dat het aannemelijk was dat de betrokken kosten effectief waren opgenomen. Ook werd niet overtuigend aangetoond dat er een speculatief opzet was of dat de vergelijkbaarheid van de offertes hierdoor onmogelijk werd.
Dat sommige posten relatief beperkt zijn in verhouding tot het totaalbedrag, werd mee in rekening genomen, maar dat element is niet het enige. De kern blijft: zijn de prestaties gedekt, is de verbintenis duidelijk, en blijft de mededinging eerlijk?
En wat als er écht niets is ingevuld bij een post?
Er was ook discussie over twee posten die volgens de klager helemaal niet ingevuld waren. De Raad stelt vast dat dit in werkelijkheid neerkwam op een materiële onvolledigheid in een bepaalde tabelweergave, terwijl uit de meetstaat zelf bleek dat ook daar “inbegrepen” was bedoeld. Daardoor werd het niet gezien als een echte “geen prijs opgegeven”-situatie.
Belangrijk is wel het algemene principe dat wanneer voor een post werkelijk geen prijs is vermeld, de aanbestedende overheid meestal een keuze heeft: ofwel de offerte weren als onregelmatig, ofwel de leemte aanvullen via een vooraf bepaalde formule. Dat is dus niet altijd automatisch een uitsluiting, maar het kan wel een probleem worden als het de verbintenis onzeker maakt of de vergelijking van offertes belemmert.
Praktische betekenis
Deze beslissing bevestigt dat “inbegrepen” of clustering niet automatisch tot nietigheid van een offerte leidt. Het blijft wel een risicotechniek. Ze kan enkel overeind blijven wanneer de aanbestedende overheid kan uitleggen waarom ze die aanvaardt, en wanneer de inschrijver overtuigend kan aantonen dat de prestaties en kosten wel degelijk in de offerte vervat zitten.
De rode draad is eenvoudig: zolang duidelijk blijft wat wordt aangeboden, zolang de prijsvergelijking niet wordt ondermijnd, en zolang er geen oneerlijk voordeel ontstaat, is clustering niet noodzakelijk een substantiële onregelmatigheid.